Recupero Crediti

4 semplici regole per recuperare con successo il credito dai tuoi clienti

Uno dei maggiori problemi che ho riscontrato lavorando in ufficio amministrativo è il recupero del credito dei propri clienti.

Recuperare l’insoluto è una delle cose fondamentali da fare, ma spesso o per mancata metodologia, per mancata voglia di affrontare i problemi che ne potrebbero scaturire o per paura di dover affrontare ulteriori spese derivanti da azioni legali molti imprenditori rinunciano a reclamare il denaro sperando in un’improvviso ravvedimento da parte del cliente.

Se vuoi veramente dare uno speedup alla tua azienda devi prevedere delle azioni di recupero credito, che io ho sintetizzato in una metodologia che può essere semplicemente inserita nel flusso di lavoro della tua azienda.

Ecco quindi 4 semplici regole per recuperare il credito da clienti con successo:

1) invia un’email al cliente in prossimità della scadenza della fattura.

Ricorda che il credito lo devi recuperare possibilmente prima della scadenza della fattura e non quando il cliente è già in ritardo sul pagamento!

Per questo uno dei miei approcci è tenere nota delle scadenze delle fatture tramite una semplice agenda (che può essere digitale o meno) e quando sono in prossimità della scadenza della fattura (circa 7 giorni prima) invio una mail al cliente invitandolo gentilmente a saldare la fattura dimostrando ovviamente l’avvenuto pagamento (tramite contabile o altra forma…).
Ricordati che in questo genere di email è fondamentale indicare:

  • il numero della fattura a cui fai riferimento
  • la data di emissione
  • la scadenza della fattura
  • le coordinate bancarie per il pagamento
  • ovviamente l’importo da saldare (sembra scontato, ma molti tendono a dimenticare questo dato!)

Questo permetterà al cliente di non avere ulteriori scuse, avendo già sotto mano tutti i dati di pagamento senza doverli cercare nei suoi archivi.
Ricordati che puoi semplicemente crearti un fax simile già pronto di questa mail, questo ti permetterà di risparmiare moltissimo tempo (e denaro) nella gestione preventiva dei clienti.

2) invia di un’email una settimana dopo la scadenza della fattura.

Il cliente sta facendo orecchie da mercante dopo il primo avviso. Fingiamo per un attimo che la cosa sia tollerabile, anche se non lo è.
Una dimenticanza in fondo può capitare a tutti.
Per ora agiamo ancora per via bonaria sempre via email, facendo presente che la fattura in questione è appunto scaduta.

In questo caso, si può tenere un atteggiamento bonario ma comunque fermo, chiedendo al cliente un tempestivo riscontro sul pagamento e magari anche sulle motivazioni che lo hanno portato a non pagare. In fondo se in amministrazione si ha la supposizione che un possibile cliente possa essere insolvibile sul medio periodo forse è il caso di segnalare la cosa al reparto commerciale, non credi?
Se non hai una risposta tempestiva a questa mail lascia passare qualche giorno e rinviala con toni più duri. Non devi mai far passare il concetto che aziendalmente si possano accettare ritardi di pagamento.
Dai pagamenti dei tuoi clienti dipendono le tue capacità di investimento in azienda, e un mancato investimento può tramutarsi in un rapido fallimento.

3) se vedi che il cliente tarda a scriverti, contattalo telefonicamente.

Bene, hai tenuto un tono bonario con mail preconfezionate, ma non hai ancora ricevuto risposte dal cliente.
È arrivato il momento di perdere realmente un po’ di tempo e usare l’artiglieria pesante.
Alza il telefono e chiama il cliente. In prima battuta accertati che le tue missive siano state ricevute correttamente, in alcuni casi potrebbero essere state recapitate alla persona sbagliata, o “perse” nel mondo telematico (no, in realtà nulla si perde, è che molte aziende si vergognano a dire “scusa, non ho soldi per pagarti oggi…”).

Se con le tue email hai fatto riferimento alla persona sbagliata fatti dare i recapiti corretti. Purtroppo spesso capita che in amministrazione si occupino dei fornitori solo in alcuni giorni/orari della settimana, e “fuori orario” certe richieste vengano totalmente ignorate (lo so, può sembrare una cosa illogica, ma se come me hai lavorato con enti pubblici vedi questo e altro di assurdo!).
A questo punto l’ideale è che tu ti predisponga un calendario indicando i vari crediti da recuperare, con i giorni e orari in cui puoi sollecitare il pagamento delle fatture contattando i vari responsabili.
Tieni a mente che molte aziende stabiliscono che i pagamenti devono avvenire solo in determinati giorni del mese, per prassi aziendale, indipendentemente dai termini di pagamento che tu specifichi in fattura, per cui dovrai insistere con il sollecito in misura diversa.

4) 4 semplici argomentazioni da usare con il cliente per convincerlo a pagare :
  • sottolinea che il lavoro che ha portato all’emissione della fattura, è stato eseguito in modo impeccabile, nei tempi e modi concordati, senza reclami da parte del cliente;
  • il lavoro è stato fatturato dopo diversi mesi rispetto alla sua esecuzione, per cui implicitamente il cliente ha già usufruito da tempo dei frutti del tuo lavoro;
  • i termini di pagamento concordati sono molto vantaggiosi per il cliente es. emissione fatture con pagamento a 150gg d.f.f.m.: dopo aver atteso 150gg, non è accettabile aspettare ancora del tempo per incassare;
  • fai leva sulla “promessa di pagamento prevista per un determinato giorno”, che sei riuscito a strappare al cliente: il mancato rispetto della promessa, incide sulla sua credibilità e professionalità.

Ricordati di essere costante nel sollecitare il cliente.
Molti debiti non sono pagati perché mai sollecitati. Se il tuo cliente è la Pubblica Amministrazione, la costanza e l’interfacciarsi telefonicamente con il cliente sono fondamentali, dato il lungo iter burocratico previsto per l’invio delle fatture elettroniche, con il CUP, CIG, Codice Univoco d’Ufficio, la loro accettazione e la messa in pagamento, sulla base dei fondi stanziati nei vari settori annualmente.
Prima di contattare il cliente confrontati con i tuoi colleghi che hanno gestito la parte tecnica del lavoro fatturato, in modo da non essere colto di sorpresa se il cliente risponde alludendo a particolari problematiche tecniche: dimostra di avere una conoscenza a 360° di quella fattura, che ti permette di rispondere a tono al cliente, evitando inutili perdite di tempo.
Il lavoro di squadra e la condivisione delle informazioni sono elementi fondamentali per il successo di un’azienda.

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about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

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