Produttività ufficio amministrativo

L’uccello di tuono: il tuo alleato nella gestione delle email

Se lavori anche tu in un ufficio ti sarà sicuramente capitato di essere sommerso quotidianamente da una valanga di email che portano necessariamente ad una serie di questioni da dover risolvere nel breve tempo, se non a tempo zero. Di solito, appena apri le email e clicchi su “scarica messaggi”, la prima reazione è di panico, che aggiunta ad una situazione di normale stress lavorativo e all’immancabile problema del poco tempo a disposizione per dover risolvere le mille problematiche quotidiane, non fa altro che accrescere il malumore, la voglia di spegnere il pc e andarsene via. La prima domanda che sorge spontanea è: “da dove parto ora?”.

Ti può sembrare stupido, ma anche la semplice organizzazione della tua posta elettronica ti può portare alla riduzione notevole degli sprechi di tempo e alla decisa ottimizzazione della tua performance lavorativa, rendendoti più tranquillo nell’affrontare le problematiche, più produttivo ed efficiente.

Quando lavoravo in ufficio amministrativo, io usavo Thunderbird come programma di gestione della posta elettronica e di seguito ti spiegherò i vantaggi che ho avuto modo di riscontrare.

E’ facile da usare

Thunderbird, dal punto di vista estetico, è sicuramente intuitivo, come puoi vedere dalle immagini di seguito riportate e anche personalizzabile in base alle tue esigenze. Basta un colpo d’occhio per capire già dove puoi trovare tutte le impostazioni e organizzare la tua posta. In più è gratis, basta solo scaricarlo da internet per iniziare ad utilizzarlo. E’ disponibile sia in inglese che in italiano.

La sua guida, il sito web e forum per l’assistenza, nel caso in cui avessi qualunque tipo di domanda, sono in italiano: questo sicuramente è di grande aiuto e rende più facile il suo utilizzo.

 

 

 

 

 

E’ un programma sicuro

Davanti alla valanga di email che devi leggere, Thunderbird ti aiuta a riconoscere, con messaggi ad hoc come quelli di seguito riportati, la presenza di posta indesiderata, grazie alla sua funzione di filtro antispam: un valido contributo per cominciare a scremare le email arrivate.

Opportunità da sfruttare: le etichette colorate

Nello svolgimento del mio lavoro mi trovavo molto bene ad utilizzare le cosiddette “Etichette” nella classificazione delle email. Thunderbird di base offre 5 etichette di colore diverso, ma volendo ne puoi aggiungere quante ne vuoi, in base alle tue esigenze. Io usavo le etichette colorate per organizzare le email in base alla priorità che dovevo seguire per risolvere le varie problematiche.

Ad esempio l’email contrassegnata dall’etichetta “importante” colorata di rosso mi indicava che si trattava di un problema urgente da risolvere. L’email contrassegnata dall’etichetta “da fare” di colore blu mi indicava che la problematica da risolvere poteva essere posticipata, in quanto non così urgente. L’email contrassegnata dall’etichetta “più tardi” in lilla mi faceva capire che la risoluzione di quel problema poteva essere rimandata, perché magari dovevo aspettare un riscontro da parte di un collega, per cui non potevo proseguire nel porre una soluzione a quel problema. Le email contrassegnate con altri colori mi segnalavano problemi particolari legati a specifiche persone (amministratori, colleghi..) o a specifici argomenti, come ad esempio i solleciti di pagamento da parte dei fornitori o solleciti per l’invio di documentazione particolare.

Una volta risolte le varie problematiche rimuovevo semplicemente le etichette colorate dalle email e quindi a colpo d’occhio sapevo a che punto ero con il mio lavoro.

Al posto di avere mille post-it o appunti attaccati al tuo pc, appesi nel tuo ufficio o che affollano la tua scrivania,  puoi usare il mio metodo delle etichette colorate, che ti indicano in modo semplice e chiaro cosa devi fare e con che priorità.

Opportunità da sfruttare: i filtri

Un’altra opportunità da sfruttare di Thunderbird è rappresentata dall’utilizzo dei filtri nelle email. Sicuramente ti sarà capitato che hai poco tempo, il tuo orario lavorativo volge al termine e arriva un tuo collega per chiederti con urgenza come hai risolto una determinata pratica mesi fa.

Prima di scartabellarti i faldoni cartacei in cerca della risposta, puoi risolvere facilmente il problema usando l’opzione “filtri” delle tue email.

Ti basta cliccare semplicemente su “filtro veloce” e digitare una o più parole chiave, nello spazio come da immagini di seguito riportate, per filtrare le email per oggetto, mittente, destinatario, data, etichetta….secondo la tipologia di filtro che ritieni più opportuna per la situazione.

In automatico saranno selezionate tutte le email inerenti a quell’argomento e sarai in grado di aiutare il tuo collega a risolvere il suo problema.

L’utilizzo dei filtri è ottimizzato se tu riesci ad inviare le email mettendo nell’oggetto esattamente l’argomento che vuoi trattare.

Questo discorso sembra banale, in realtà non è così scontato e non è da sottovalutare.

Mi è capitato di ricevere delle direttive da un collega/capo per email, in cui l’oggetto delle email era sempre, probabilmente per un motivo di semplicità o di mancanza di tempo, “comunicazione” o “da fare”: un oggetto generico che non mi faceva capire a colpo d’occhio di cosa si trattava e cosa dovevo fare.  

Considera poi che nel caso di una ricerca nelle email per filtri, un oggetto così generico, ti fa perdere del tempo perché non ti rimane altro che leggere tutte le email con il medesimo oggetto, prima di recuperare l’informazione che cerchi. Pertanto per evitare perdite di tempo e ottimizzare la ricerca di email, ti consiglio di indicare sempre nell’oggetto in modo sintetico, l’argomento trattato e cosa: la chiarezza nel messaggio che vuoi mandare può portare ad una risposta più veloce da parte del tuo interlocutore.

Messaggio di aiuto

Quando lavoravo in ufficio amministrativo mi capitava di ricevere diverse email in cui erano previsti degli allegati, ma di fatto non risultavano allegati alle email.

Quante volte ti capita che stai facendo molte cose in contemporanea, tra cui scrivere un’email e sai che devi allegare dei file, ma, distratto dalle mille cose che stai gestendo nello stesso momento, invii l’email senza allegati e neanche te ne accorgi.

Con Thunderbird non hai questo problema: appena scrivi nell’email la parola “allegato”, ad esempio “in allegato puoi trovare il file…..”ti compare in automatico il seguente messaggio, un promemoria molto utile che ti risolve il problema.

Un altro aiuto in questa situazione è dato dal fatto che gli allegati sono visibili in alto nell’email: vedi facilmente se mancano gli allegati ed è molto meno probabile mandare email incomplete.

 

Efficienza, organizzazione, produttività, riduzione degli sprechi di tempo nel tuo lavoro, sono poi obiettivi così difficili da raggiungere?

La risposta è no.

Basta avere gli strumenti giusti, conoscere le potenzialità e saper sfruttare al meglio le opportunità che offrono.

Thunderbird per me è un ottimo strumento di lavoro, sia a livello visivo come grafica e colori usati, sia a livello di impostazioni (chiare e intuibili), sia a livello di adattabilità (con la sua possibilità di personalizzazione sulla base delle tue esigenze), che con i suoi messaggi di suggerimento: un valido aiuto nella pianificazione del tuo lavoro, per le tue performance ottimali.

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about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

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