Produttività ufficio amministrativo

Tieni in ordine la contabilità digitale con solo 6 cartelle

“Confusione, troppa confusione”.

Queste sono state le parole che mi sono venute in mente durante il primo giorno di lavoro in una delle mie passate esperienze lavorative.

Lo schedario cartaceo era ben organizzato, in faldoni etichettati ed ordinati su scaffali secondo le varie necessità.

Ma il PC, quello era a dir poco un delirio.

Tutto, e non sto esagerando, era sparso sul desktop, senza un filo logico.

Nella stessa cartella (puntualmente chiamata “Nuova Cartella”) si potevano trovare fatture, commesse, preventivi scansioni varie e chi più ne ha più ne metta.

Lo schedario digitale deve essere ordinato almeno come quello cartaceo (se non meglio!) perchè ti permette di ricercare molto velocemente informazioni di cui hai bisogno.

Un archivio digitale (magari munito di un backup eseguito automaticamente) sembra la cosa più banale al mondo, ma in realtà non è così scontata, infatti molte aziende perdono un sacco di tempo a recuperare i documenti, proprio perché li hanno archiviati in modo confusionario e senza logica.

Ritengo che l’archiviazione dei documenti sia necessaria, sia per una questione di ordine mentale nell’esecuzione del proprio lavoro, sia per una questione di risparmio del tempo, che comporta quindi un aumento notevole della produttività e l’efficienza del lavoro nella tua azienda.

Io per ottimizzare le procedure ho studiato personalmente una struttura, non troppo complessa dell’archivio digitale di amministrazione.

6 cartelle divise per anno in cui potevo salvare tutta la documentazione amministrativa e le relative pratiche, in modo da trovare all’occorrenza ciò che cercavo, agevolandomi pertanto il lavoro e riducendo i tempi di risposta in caso di urgenze.

Vuoi scoprire la struttura base delle cartelle da gestire per l’impiegata amministrativa? Questo articolo fa per te. E ricorda, che tu venda viti e bulloni o che tu sia una multinazionale con più filiali questa struttura si può adattare facilmente alla tua azienda.

Le 6 cartelle del potere che ti permetteranno di tenere ordinato il tuo ufficio amministrativo digitale.

Fatturazione attiva

In questa cartella inserisci l’elenco delle fatture di vendita che emetti.

Per comodità ti conviene duplicare ogni fattura in modo da averla archiviata sia in formato pdf (per un facile invio per email al cliente) che in formato word, in modo da effettuare velocemente variazioni su richiesta.

Oltre ai vari file con le fatture, che è conveniente archiviare con un template di nome predefinito ( ad esempio [NUMERO_FATTURA]_[ANNO]_[MESE]_[GIORNO]_[CLIENTE] ), io di solito in questa cartella tengo archiviato anche un riepilogo in formato excel con i dati rilevanti delle fatture emesse.

I dati tipici che vado ad inserire in questo riepilogo sono:

  1. Nome Cliente
  2. Numero fattura
  3. Data fattura
  4. Importo lordo, importo netto, iva
  5. Numero ordine, numero commessa
  6. Eventuali altri dettagli

Questo file risulta molto comodo per la preparazione dei dati in vista degli studi di settore: modificandolo semplicemente aggiungendo poche colonne (come ad esempio la tipologia di attività svolta, la tipologia di cliente, etc..) avrai i dati già pronti per somministrarli al tuo commercialista, senza dover fare il lavoro due volte.

Oltre a questo primo file di riepilogo, usualmente ne creo un secondo che indica gli ordini attivi dai clienti.

Questo secondo file serve per velocizzare le operazioni di fatturazione, in quanto confrontandolo con il precedente potrai facilmente vedere quali ordini devi ancora fatturare.

Se rendi visibile questa cartella anche all’ufficio tecnico/commerciale, otterrai un perfetto allineamento sulla fatturazione e un costante aggiornamento sullo stato degli ordini, già evasi e fatturati o ancora in essere.

Collaborando infatti i vari reparti saranno in grado di avere la visione completa delle lavorazioni aziendali, e quindi ottimizzare i tempi di produzione per evitare di avere troppe commesse in sospeso.

Fatturazione passiva

Questa cartella è speculare alla cartella della fatturazione attiva.

Qui andrai a salvare tutte le fatture passive pervenute, divise per fornitore, in modo che se ad esempio vuoi confrontare i prezzi di acquisto di un prodotto da diversi fornitori, trovi già le fatture scansionate, senza che tu debba perdere del tempo per recuperare il cartaceo.

Ti consiglio di salvare in questa sezione le fatture di acquisto che sono già state visionate e controfirmate dai tuoi dipendenti competenti, in modo che si possa procedere alla loro registrazione sul programma di contabilità: possibilmente salva in una cartella eventuali fatture non ancora autorizzate dai responsabili o che devono essere contestate ai fornitori.

In questa sezione puoi inserire anche copia dei contratti passivi delle utenze, contratti di noleggio auto aziendali, contratto di noleggio stampante, contratti di buoni pasto, contratti di telefonia, contratti di affitto o noleggio vario, aggiungendo anche un prospetto excel riepilogativo con l’indicazione dei prezzi, scadenze e altri dettagli, che puoi facilmente consultare per fare analisi ed elaborazioni in vista di possibili cambiamenti migliorativi.

Banche

Questa cartella archivia tutta la sezione finanziaria, in cui inserisci la documentazione riferita ai conti bancari, conti di anticipo fatture, estratti conto carte di credito, estratti conto carte prepagate, fideiussioni, prospetto cassa, solleciti di pagamento, documentazione in merito ad eventuali addebiti RID sui conti, prospetto di incassi e pagamenti (se vuoi approfondire l’argomento vedi il post in cui parlo del FutureFile).

Qui io ti consiglio di inserire anche le scansioni degli F24 da pagare, con relative quietanze di versamento e predisponi un file per riepilogare le ritenute d’acconto dei professionisti: questo file sarà molto utile quando il commercialista ti chiederà la documentazione per presentare il modello 770 dei lavoratori autonomi.

Molto meglio che tu ti predisponga il file mese per mese, piuttosto che ritrovarti a dover preparare un file di tutto l’anno, all’ultimo minuto a ridosso della scadenza.

Dipendenti

Qui andrai ad archiviare tutta la documentazione riferita ai dipendenti: contratti di assunzione, contratti di proroghe, moduli degli assegni familiari, moduli di destinazione del TFR, prime note stipendi, certificazioni uniche lavoratori dipendenti…

Se hai assunto dipendenti con contratti a termine, somministrazione lavoro o altre forme contrattuali, ti consiglio di elaborare un file riepilogativo (sempre in excel) per sapere sempre la situazione contrattuale dei tuoi dipendenti, le scadenze dei contratti, il saldo mensile delle ferie/permessi/rol.

In questo modo ridurrai le richieste allo studio paghe ed ottimizzerai i tempi quando riceverai la classica richiesta “quante ferie ho accumulato?”.
Un bel risparmio di tempo, non credi?

Documentazione per preparazione bilancio

In questa cartella raggrupperai tutti quei documenti, file che ti servono per chiudere il bilancio annuale, trimestrale, mensile, a seconda di come vuoi gestire la tua azienda.

Ad esempio qui potrai inserire il file degli ammortamenti, il prospetto delle fatture da ricevere e da emettere, il file del work in progress, ratei, risconti, magazzino…

Una volta ottenuto il bilancio, questo dovrà essere approvato e stampato sui libri sociali.

Quindi lo potrai archiviare assieme a tutte le scansioni dei verbali di assemblea o CDA, la scansione del libro dei beni ammortizzabili, mastrini, registri iva, libro degli inventari, partitari.

Quando il commercialista/revisore dei conti/consulente fiscale ti chiede un documento di bilancio, potrai trovare tutto in questa cartella, senza dover perdere tempo a scartabellarti il cartaceo e a dover cercare in diverse cartelle.

Pratiche varie

Questa l’ho sempre definita “Cartella Jolly”. Qui infatti andavo ad inserire diverse pratiche, come quella dello Spesometro, la documentazione per la comunicazione Intrastat, la documentazione per la preparazione degli Studi di settore, il prospetto per il riepilogo dell’iva mensile (registri iva, liquidazione iva con relativi F24 pagati).

Tu qui puoi dare ampio sfogo ai tuoi progetti d’investimento, alle analisi, rielaborazioni dei file archiviati nelle 5 cartelle sopra citate.

Puoi ragionare su tutti i dati raccolti, per sviluppare le strategie di ottimizzazione dei processi aziendali, colmando le eventuali lacune che hai riscontrato.

Ecco quindi la struttura di cartelle che si andrà a creare nella tua cartella Amministrazione:

Amministrazione
|
+-2016
|   |
|   + ...
| 
+-2017
   |
   +-Fatturazione Attiva
   |
   +-Fatturazione Passiva
   |
   +-Banche
   |
   +-Dipendenti
   |
   +-Doc.Bilancio
   |
   +-Pratiche Varie

Ricordati che il tuo obiettivo principale come imprenditore nella tua azienda è quello di migliorare la produttività e gestire in anticipo tutte le criticità che normalmente capitano in tutte le attività lavorative.

Per raggiungere tutto questo devi avere sicuramente una chiara ed ordinata archiviazione delle pratiche, in modo da perdere meno tempo possibile per trovare qualunque documento.

Ricordati che il tempo è denaro.

Con la mia metodologia, in solo 6 cartelle puoi conoscere ogni aspetto della tua azienda, basilare per prendere decisioni strategiche e di investimento.

 

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about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

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