Recupero Crediti

Fattura alla grande, al resto ci penserai dopo

Da cosa inizio? Questa la domanda ricorrente che ti fai ogni giorno quando arrivi al lavoro.

Il tempo è sempre poco, le pratiche da gestire tante, le scadenze sempre vicine e tu non sai mai da dove partire: quale problema dovrò risolvere prima? Chi ha la priorità?

La risposta è sicuramente “incassa e fattura”!

È sicuramente prioritario fare di tutto per organizzare e gestire il ciclo della fatturazione attiva e controllare che i tuoi clienti ti paghino con puntualità.

Ogni altra pratica, ogni altro problema, seppur importante, deve passare in secondo piano.

Se fatturi alla grande e incassi dai tuoi clienti, puoi far fronte a tutto il resto delle problematiche aziendali. Ti può capitare di essere sommerso da problemi futili e che richiedono di perdere un sacco di tempo, ma non devi mai perdere di vista l’obiettivo primario: fatturare alla grande ed incassare.

Per quanto riguarda l’obiettivo “incassare”, leggendo il mio articolo sul recupero del credito troverai sicuramente dei preziosi consigli che potrai applicare alla tua realtà aziendale, qualunque essa sia.

Per quanto riguarda invece l’obiettivo “fatturare alla grande” e vuoi sapere come organizzare al meglio la fatturazione attiva della tua azienda, continua a leggere questo articolo. Di seguito andrò ad esaminare ciò che ritengo fondamentale per giungere alla fatturazione finale del lavoro nella tua azienda.

Lavorare in team.

Il lavoro in team è fondamentale per ogni attività nella tua azienda e se si tratta dell’attività di fatturazione, a maggior ragione!

Ci deve essere una perfetta sincronizzazione tra l’ufficio amministrativo e l’ufficio tecnico/commerciale, con un continuo confronto e scambio di informazioni, perché chi svolge il lavoro tecnico per il cliente deve dare riscontro a chi segue tutta la parte burocratica di elaborazione e invio del preventivo, con la necessaria analisi dei costi che si presume di sostenere per fare quel determinato lavoro a quel cliente, richiesta della conferma dell’ordine, l’inoltro di comunicazioni varie al cliente, fino poi alla fatturazione del lavoro e alla trafila per incassare i soldi dal cliente.

C’è da dire anche che chi segue la parte burocratica, le cosiddette “scartoffie”, di solito non ha un contatto diretto con il cliente, ma deve essere al corrente di tutto ciò che accade.

Ad esempio un lavoro viene solitamente fatturato ad un certo importo, come stabilito dal tariffario, però ad un cliente magari viene accordato uno speciale sconto oppure viene accordata una particolare dilazione di pagamenti per determinate motivazioni: l’ufficio tecnico deve avvertire di questo accordo l’ufficio amministrativo, per evitare figuracce con il cliente, che possono ledere l’immagine della tua azienda.

Ad esempio se l’ufficio amministrativo deve sollecitare il cliente a pagare la fattura, deve sapersi giostrare davanti alle eventuali scuse portate dal cliente: il cliente potrebbe considerarsi nel giusto a pagare in ritardo, bluffando, appigliandosi magari a vaghi problemi/ritardi nell’esecuzione del lavoro, ma se l’ufficio amministrativo sa che il lavoro è stato eseguito correttamente e nei tempi stabiliti, può facilmente ribattere a tono al cliente, senza perdere tempo nel confrontarsi al momento con il collega dell’ufficio tecnico e dover ricontattare successivamente il cliente per dirglielo: niente sprechi di tempo, efficienza assicurata, e più tempo per gestire altri problemi aziendali.

Elaborazione del preventivo: il Tariffario.

La tua azienda deve avere un tariffario di riferimento per tutti i lavori che offri. Sembra una cosa banale, ma non tutte le aziende hanno un tariffario aggiornato, che tiene conto delle spese che la tua azienda deve sostenere oggi per svolgere quel lavoro al cliente.

Molte aziende, probabilmente per mancanza di tempo e perché oberate dal lavoro, usano ancora il tariffario con i prezzi fermi da anni, ma i prezzi che mi permettevano di far andare avanti bene la mia azienda dieci anni fa, non è detto che me lo permettano di fare anche ora, pur avendo tenuto magari la stessa struttura aziendale, lo stesso personale e non aver fatto particolari cambiamenti.

Il tariffario deve basarsi su un’attenta analisi di tutti i costi legati alla realizzazione del lavoro a quel cliente; sto parlando del costo del personale, costo di carburante/telepass/manutenzione auto, nel caso il lavoro comporti uno spostamento rispetto alla sede aziendale, costo del materiale impiegato, costo di spedizione del materiale usato, costo di un’eventuale lavorazione effettuata in outsourcing, eventuali imprevisti e spese accessorie.

Mi rendo conto che fare un tariffario serio richieda del tempo, che spesso non hai essendo oberato da mille incombenze, ma senza un tariffario elaborato sulla base dei tuoi costi reali aziendali, rischi di lavorare sotto costo, non avere margini e portare al declino la tua azienda, che sicuramente è l’esatto opposto che vuoi ottenere.

Trova il tempo per fare un tariffario serio! La vita della tua azienda si fonda su di esso.

Accettazione dell’offerta.  

Mandi al cliente il preventivo del lavoro che ti ha chiesto di fare. Il cliente ti deve dare una risposta, sia essa positiva che negativa.

Spesso tra la richiesta del preventivo e la sua accettazione o meno passa del tempo, nel quale devi sollecitare il potenziale cliente, che probabilmente avrà chiesto altri preventivi per avere un confronto.

Non puoi abbandonarlo alla sua scelta, ti devi far sentire, ti dimostri disponibile per eventuali chiarimenti e cerchi di venire incontro alle sue esigenze, senza compromettere ovviamente le tue: in questo modo hai più probabilità che accetti il tuo preventivo e porti a casa il lavoro.  

Se non accetta il tuo preventivo sarebbe utile che capissi la motivazione e vedessi se è possibile trovare un compromesso con le sue richieste.

La presenza, la velocità di risposta al cliente e il modo con cui ti presenti al cliente sono elementi fondamentali per portare a casa il lavoro.

Quando lavoravo nell’ufficio amministrativo mi è capitato di dover cercare una ditta di traslochi per effettuare uno sgombero di alcuni locali aziendali.

Non avendo una ditta di traslochi di fiducia, la mia ricerca si è effettuata on-line, prendendo l’elenco di tutte le ditte di traslochi situate vicine alla sede aziendale, in modo da ridurre al minimo i costi.  

Ho inviato loro la richiesta dettagliata di intervento per email, con relative foto. Sono rimasta stupita che su 30 ditte a cui ho scritto, mi hanno risposto solo 2.

Una mi ha scritto che purtroppo non effettuava il servizio richiesto ma si occupava di altro: io, come potenziale cliente, ho apprezzato di aver un riscontro, seppur negativo, con relativa motivazione.

Se in futuro avessi bisogno del servizio che offre questa azienda, avrei già un nominativo di riferimento. L’altra mi ha richiamato, mi ha fatto il preventivo sulla base delle foto, mi ha ricontattato per avere la conferma del preventivo e ha eseguito il trasloco.

Com’è possibile che le altre 28 ditte non abbiamo neanche avuto l’accortezza o forse la voglia di rispondere?

Non esiste che non si risponda ad un cliente: questo comportamento va a ledere l’immagine che vuoi lasciare della tua azienda.

Un potenziale cliente va seguito in modo tale da renderlo cliente effettivo, per poi fidelizzarlo.

Esecuzione lavoro.

Dopo aver ricevuto l’accettazione della tua offerta, parte finalmente il lavoro.

Qui è fondamentale che l’ufficio tecnico si interfacci costantemente con il cliente per decidere l’organizzazione del lavoro, l’elaborazione dello stato avanzamento lavori e i vari obiettivi da conseguire di volta in volta.

Quando il cliente fa notare determinati problemi, il tuo ufficio tecnico deve rispondere tempestivamente e risolvere velocemente il problema.

Non sono accettabili scuse del tipo “non ho visto l’email”, “avevo preso un appunto per il collega, ma del resto non era compito mio”.

Il cliente deve sentirsi seguito e sapere chi contattare in caso di problemi.

Non è ammissibile che il cliente continui a chiamare in ditta, perché nessuno sa chi si sta occupando di lui, con il rischio di essere sballottato da una persona all’altra senza giungere alla risoluzione del problema, con inevitabile crescita di malcontento.

Il cliente insoddisfatto passerà sicuramente alla concorrenza, con conseguente perdita di denaro per la tua azienda.

Il cliente va comunque gestito anche quando i tuoi dipendenti sono in ferie, ci deve essere una persona che lo segue senza che adduca la scusa “è ma Tizio è in ferie, non è un problema mio”.

Fatturazione.

Finalmente il lavoro è finito e lo puoi fatturare.

Per emettere una fattura è necessario che l’ufficio amministrativo abbia una serie di documenti:

  1. L’ok a fatturare, sia da parte dell’ufficio tecnico che da parte del cliente. Mi è capitato che l’ufficio tecnico approvasse l’emissione di una fattura, magari sotto pressione o spinto dal dover conseguire determinati obiettivi di fatturato in quel periodo, ma secondo il cliente il lavoro non era completamente finito, per cui non mi ha approvato la fattura e ho dovuto emettere nota di credito.  Prima di dover affrontare perdite di tempo, l’invio di documentazione sbagliata e inevitabili figuracce con il cliente, meglio sentirlo prima.
  2. La conferma firmata del preventivo. E’ importante che il preventivo sia firmato, perché include i prezzi che poi fatturi al cliente: se il cliente contesta la fattura, gli puoi rispondere facendo valere il preventivo che ha firmato. In alcune lavori può capitare che il preventivo di spesa iniziale non combaci con quanto effettivamente eseguito, a causa di problematiche che si sono presentate in fase di esecuzione del lavoro, ma che non potevano essere previste all’inizio: in questo caso dovrai consegnare all’ufficio amministrativo un ulteriore documento firmato, con i nuovi importi da fatturare. Lo stesso vale se in fase successiva alla firma del preventivo hai preso accordi particolari con il cliente: devi farlo presente all’ufficio amministrativo, apportando la relativa documentazione. Ad esempio sul preventivo era previsto un pagamento a 60 gg d.f.f.m., ma per accordi successivi concedi una dilazione di pagamento: l’ufficio amministrativo ne deve essere al corrente, ci deve essere una documentazione che lo attesti. Altrimenti l’ufficio amministrativo emetterà fattura sulla base del preventivo firmato, dando per scontato che non ci sono accordi successivi. Mi è capitato di emettere una fattura sulla base del preventivo firmato, con pagamento a 30gg d.f.f.m., nessuno mi ha avvertito degli accordi successivi che prevedevano una dilazione dei pagamenti a 30/60/90 gg d.f.f.m, a causa dell’importo elevato della fattura, il cliente poi ha ricevuto la fattura ma non ha contestato la scadenza di pagamento a 30gg d.f.f.m. (riportata in fattura) finchè alla scadenza della fattura ho notato che il cliente aveva pagato solo un terzo dell’importo dovuto. Chiamando i colleghi dell’ufficio tecnico sono venuta a conoscenza della circostanza. Da questa situazione il problema che mi si è presentato, è che pensando di incassare tutta la fattura dopo 30gg dall’emissione, mi ero fatta un prospetto dei pagamenti, debiti che avrei potuto saldare. A questo punto ho dovuto modificare il mio future file (vedi articolo….), variando la tempistica dell’incasso e farmi un nuovo prospetto dei pagamenti. Tra l’altro, ritenendo molto probabile di incassare alla scadenza tutta la fattura avevo già comunicato ad alcuni fornitori che avrei saldato i debiti, cosa che invece non ho potuto fare. Una semplice dimenticanza può influire molto sull’operatività di colleghi.
  3. Dati da citare in fattura. Se emetti una fattura ad un privato, di solito ti basta riportare il numero e la data dell’offerta, il numero e la data dell’ordine firmato, eventuale numero e data del DDT con cui hai consegnato il materiale (se fatturi una vendita merce), numero e data del contratto (se fatturi ad esempio uno stato avanzamento lavori, sulla base di un contratto). Se emetti una fattura ad un ente pubblico, spesso ti viene richiesto di inserire una serie di altri dati, senza i quali il Comune non accetta la fattura elettronica inviata tramite il servizio di interscambio e questo comporta che devi rimandare la fattura con tutti i dati richiesti, devi aspettare che il sistema recepisca la tua fattura e che il Comune la accetti formalmente, prima di poterla effettivamente incassare. I dati fondamentali da riportare nella fattura che mandi al Comune sono il numero e data della Determina con cui ti sei aggiudicato il lavoro, il numero corrispondente all’impegno di spesa, il codice progetto/commessa (codice CIG – codice CUP) e un codice univoco d’ufficio, a cui il Comune imputa quella spesa.
  4. Termini di pagamento. In fattura devi ripotare quando è richiesto il pagamento della fattura, secondo gli accordi. Riporta sempre l’indicazione della Banca e l’IBAN su cui il cliente deve effettuare il pagamento. Mi è capitato molte volte di ricevere fatture senza l’indicazione dell’IBAN e questo per me significava una perdita di tempo a recuperare le coordinate bancarie, andando a guardare gli ultimi pagamenti effettuati al quel fornitore. Non dare il pretesto al cliente di ritardare il pagamento perché in mancanza delle tue coordinate bancarie: evidenziale sempre in fattura.
  5. Intestazione fattura. Accertati sempre che l’intestazione della fattura sia corretta, sempre per evitare perdite di tempo a dover riemettere la fattura all’indirizzo corretto. Ciò può succedere se emetti una fattura ad un ente pubblico. Il Comune ha un determinato indirizzo, però magari quella fattura deve essere intestata ad una sede secondaria del Comune, che si trova ad un altro indirizzo e spesso capita che se il Comune riceve una fattura destinata alla sede secondaria, non è detto che la trasmetta alla sede secondaria o magari non la trasmette in tempi brevi, il che comporta uno slittamento nell’iter burocratico di accettazione della fattura e conseguentemente anche di liquidazione. Non servire sul piatto d’argento al cliente una scusante per slittare il pagamento, del tipo “il pagamento slitta perché la fattura è arrivata alla sede sbagliata, c’è un iter da seguire, siamo a corto di personale, abbiamo fatto il prima possibile…” e magari tra una cosa e l’altra è passato 1 mese.
  6. Destinatario fattura. Se mandi la fattura ad un privato accertati che l’indirizzo email a cui la mandi sia quello della persona corretta, che lavora nell’ufficio amministrativo e che si occupa di processare le fatture passive. Tengo a sottolineare questo aspetto perché una causa molto comune di ritardo nell’incassare una fattura è data proprio dal fatto di inviare il documento alla persona sbagliata. In linea di principio se io lavoro nell’ufficio tecnico e mi arriva una fattura passiva, inoltro subito l’email al collega dell’ufficio amministrativo oppure comunico al fornitore che deve inoltrare la fattura ad un altro indirizzo. Quando lavoravo nell’ufficio amministrativo, mi sono resa conto che non era così scontato questo comportamento e anzi davo modo al cliente di avere una scusa per slittare avanti il pagamento, alludendo al fatto che dato che non avevo inviato la fattura alla persona giusta, la fattura era stata sballottata o persa tra i vari uffici (o magari nello stesso ufficio) e che fatalità era arrivata alla persona giusta solo a ridosso della scadenza. Il cliente ci teneva ad avvertirmi che adesso sarebbe iniziato subito l’iter per l’approvazione della fattura, con relativa tempistica, ma per me questo significava uno slittamento magari anche di mesi nell’incassare quella fattura. Ti consiglio quindi sempre di chiedere a chi mandare la fattura, prima dell’invio, contattando direttamente il cliente ed evita di scrivere a indirizzi generici, tipo info@…. perché sono i classici indirizzi di posta elettronica che possono essere letti da tutti e da nessuno, meglio scrivere ad indirizzi tipo amministrazione@pincopallino.it , se esiste.

 

Se segui questi consigli non ho dubbi che riuscirai ad impostare il lavoro nella tua azienda seguendo uno schema logico, senza perdite di tempo e inutili costi.

Se hai un ottimo team che segue le tue direttive, coeso e collaborativo, che tratta l’azienda come se fosse sua, sei già a metà dell’opera.

Un dipendente non equivale ad un altro, ognuno ci deve mettere del suo e portare valore aggiunto alla tua azienda.

0
Tags:
Avatar

about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

Lascia un commento