Produttività ufficio amministrativo

SAP: quando un buon gestionale salva la vita alla tua azienda

Un elemento essenziale per gestire con efficienza un ufficio amministrativo è affidarsi ad un programma gestionale di contabilità che meglio si adatti alle tue esigenze aziendali.

Come dicevo qualche articolo fa, è fondamentale avere sempre sott’occhio analisi e previsioni di andamento, e nella mia esperienza come impiegata amministrativa ho trovato molto valido l’utilizzo del software SAP, che è un gestionale sviluppato in Germania, molto versatile ed adattabile a diverse esigenze.

La sua caratteristica peculiare è la modularità, ovvero il programma può essere integrato con più o meno moduli che ti permettono di integrare al suo interno diverse funzionalità che possono permetterti di gestire diversi reparti dell’azienda, come ad esempio il magazzino.

Perché quindi dovresti scegliere il SAP per la tua azienda?

Ecco quindi 7 vantaggi nell’utilizzo del SAP in ufficio amministrativo.

Struttura modulare del SAP

Come ho accennato sopra, il SAP è formato da diversi moduli che l’azienda può personalizzare in base alle sue caratteristiche.

Ad esempio se sei a capo di un’azienda che vende materiale, puoi utilizzare il modulo finanziario, ossia di gestione della contabilità ai fini della redazione del bilancio, insieme al modulo di gestione del magazzino, in cui registri i carichi e scarichi merce.

In questo caso usando lo stesso programma puoi fare un doppio controllo delle registrazioni, in quanto a fronte di una vendita di materiale, deve corrispondere uno scarico di merce dal magazzino. Viceversa nel caso di acquisto di materiale una fattura di acquisto corrisponderà ad un carico merce in magazzino.

Con il SAP il controllo di gestione è assicurato e hai il vantaggio che con un unico programma potrai gestire più aspetti fondamentali della tua azienda.

Estrapolazione dati per analisi

Una volta effettuate le registrazioni contabili, puoi facilmente estrapolare i dati nel formato che ritieni più adatto: io scelgo il formato “spreadsheet”, ossia il formato excel che ti permette di confrontare i diversi dati e fare diverse analisi e rielaborazioni, usando formule e collegamenti da un foglio all’altro.

Puoi esportare qualunque dato ti serva, sia conti economici e patrimoniale che schede clienti, fornitori, bilanci…per poi magari importarli in un tuo foglio personalizzato per controllare al meglio l’andamento della tua azienda.

Il SAP ti fa ragionare

Il SAP viene considerato un gestionale molto rigido, il che può essere visto da molti come un svantaggio.

Ad esempio tutte le registrazioni che vengono fatte sul SAP sono tracciate, il che implica che anche se fai la registrazione di una fattura di acquisto e poi la storni per effettuare la registrazione corretta, resta comunque traccia di tutte le registrazioni fatte in passato: in altri programmi di contabilità invece lo storno di una registrazione comporta proprio la cancellazione di quella registrazione, come se non fosse mai stata fatta.

Pertanto lavorare con SAP richiede molta attenzione, precisione e un’ottima conoscenza della contabilità, caratteristiche comunque necessarie per un’eccellente impiegata amministrativa.

Il SAP ti fa ragionare nel senso che se devi fare una registrazione ad una certa data, prima devi pensare che conti posso essere influenzati dalla registrazioni che intendi fare: un ottimo esercizio mentale e di conoscenza della struttura del programma.

Struttura basata sui centri di costo

I conti economi del SAP si fondano sui cosiddetti centri di costo.

I centri di costo sono un modo per raggruppare le varie spese/ricavi ai vari settori in cui si divide l’azienda.

Una qualunque azienda può avere diversi costi, ma ai fini di una loro analisi, posso essere facilmente raggruppati in:

  1. la produzione. Qui trovi le spese del personale dipendente che si occupa di ciò che produci nella tua azienda, le spese di acquisto materiale.
  2. spese del personale direttivo
  3. spese generali. Qui trovi, ad esempio, la spesa del personale che lavora in amministrazione e le spese di gestione dell’ufficio, come i costi di cancelleria
  4. spese finanziarie, bancarie
  5. ricavi vendita merci, ricavi da prestazione di servizi

Registrando i vari costi avrai una visione più schematica del flusso di cassa aziendale e questo ti permetterà di stabilire i budget con maggiore precisione riducendo gli sprechi, cosa da non sottovalutare se vuoi far fare il salto di qualità alla tua azienda.

Un ulteriore vantaggio dei centri di costo è la loro flessibilità, ovvero, se come detto prima stabilisci ad inizio anno un budget per ogni centro, potrai agilmente ridistribuire le risorse in corso d’anno, avendo comunque la visione completa che citavo nel paragrafo precedente.

Chiusure mensili del bilancio

La procedura ZL è una procedura che ti permette di eseguire una chiusura mensile di bilancio sulla base di registrazioni “stimate” (nel senso che non sono le registrazioni definitive di fine anno) che poi vengono annullate all’inizio del mese successivo.

Questo metodo di gestione economica ti permette di vedere mensilmente l’andamento effettivo della tua azienda, scoprendo a quanto ammonta il tuo risultato di bilancio parziale.

Tanto per capirci, normalmente le registrazioni degli ammortamenti, ratei, risconti, fatture da ricevere, fatture da emettere, ed eventuali work in progress si effettuano solo a fine anno e quindi solo alla fine dell’anno fiscale effettivamente avrai un’idea concreta del risultato complessivo della società.

Nelle aziende in cui ho lavorato invece avevo inserito la consuetudine di chiudere dei “bilanci parziali” e questa pratica (seppur dispendiosa in termini di energie) era estremamente utile per capire e gestire per tempo eventuali problematiche fiscali.

Molti davanti a questa affermazione magari si irrigidiranno, pensando che in fondo la segretaria amministrativa in genere ha abbastanza compiti da svolgere durante la settimana, ma la mia personale filosofia è che come diceva lo slogan di una nota pubblicità “è meglio prevenire che curare”, e se dovessero presentarsi dei problemi durante l’anno è forse meglio affrontarli e porre rimedio tempestivamente piuttosto che accorgersene solo in chiusura del bilancio.

Il SAP responsabilizza l’operatore

Una delle cose che più dava fastidio alle mie colleghe era la tracciabilità maniacale che il SAP forniva.

Cerco di spiegarlo meglio: il SAP traccia ogni registrazione nei suoi dettagli più nascosti, come ad esempio quale operatore esegue la registrazione e quando la esegue.

A molti questa funzionalità risultava antipatica, in quanto in caso di errore non si poteva svincolare dalla colpa.

Immagina per un momento un’azienda mediamente strutturata: capire chi ha difficoltà ad usare uno strumento (magari in una sua particolare funzione) ti permette di anticipare eventuali disastri futuri in chiusura di bilancio che farebbero perdere tempo a tutti i reparti coinvolti, e ricordiamoci che nelle aziende perdere tempo significa perdere denaro.

Un operatore tracciato e responsabilizzato sicuramente migliora la sua competenza in amministrazione e le sue performance in azienda, cosa assolutamente da non sottovalutare, soprattutto se la tua azienda esegue molte fatture in uscita o in ingresso.

Assistenza

Avere un centro di assistenza efficiente è fondamentale per qualsiasi gestionale.

SAP ne ha uno formidabile (anche se io mi sono sempre rivolta a loro in lingua inglese).

Eseguire delle modifiche al software, effettuare delle operazioni particolari o semplicemente assolvere a dei dubbi o delle domande è più facile se si ha a che fare con un’assistenza efficiente. E questo non è poco per chi tutti i giorni lotta in ufficio amministrativo!

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about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

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