Produttività ufficio amministrativo

Gestire il parco auto aziendale? Semplice, se sai come farlo!

Pratiche auto, pagamento bolli, assicurazioni: e chi se li ricorda?

E’ già tanto che ti ricordi quando scade il bollo o l’assicurazione della tua auto, quando devi fare il passaggio dalle gomme invernali a quelle estive e viceversa, quando scade la revisione, quando devi fare la manutenzione della tua auto, figuriamoci quando ti occupi della gestione del parco macchine aziendali!

Quando lavoravo in ufficio amministrativo avevamo più di 10 macchine in circolazione, alcune di proprietà e alcune a noleggio. Se vuoi evitare il delirio di non capire più nulla del tipo “che macchina ha fatto cosa?” o “quali sono le prossime scadenze?”, continua a leggere il mio articolo perché ti darò preziosi consigli su come organizzare il tuo file “parco macchine” e come archiviare le rispettive pratiche, in modo da tenere sempre tutto sotto controllo.

Parco macchine

Il tuo file “parco macchine” deve essere in formato excel. Distingui tra auto di proprietà della tua azienda, che saranno soggette ad ammortamento e auto che invece sono a prese a noleggio a breve/lungo termine.

Sia se possiedi veicoli di proprietà che a noleggio, il tuo file deve contenere i seguenti dati:

1)Chi guida il veicolo.

Se dirigi una piccola azienda o una multinazionale, devi sempre sapere chi guida i vari veicoli. Ben venga se ogni macchina viene affidata ad un unico dipendente, perché in caso di qualunque problematica sai sempre a chi rivolgerti. Nell’azienda in cui lavoravo, invece, il personale seguiva le commesse nei diversi cantieri per tutta Italia e quasi ogni settimana capitava che le macchine fossero usate da diversi dipendenti.

In questo caso ti conviene tenere un file settimanale in cui ti segni quale dipendente usa quella macchina in quel giorno/settimana. Questi dati sono utili per capire chi dei tuoi dipendenti sta lavorando dove, in modo da controllarli e sapere quanti giorni/settimane sono state necessarie per portare a termine il lavoro di cui si stanno occupando; puoi sfruttare questi dati per fare diverse analisi, ad esempio puoi misurare la produttività dei tuoi dipendenti/collaboratori e vedere se ci sono sprechi di tempo o altre carenze che devono essere al più presto colmate.

C’è da dire che sapere chi guida i veicoli, è basilare nel caso ti arrivassero delle multe per violazione del codice della strada, perché sapendo appunto sempre chi guida i mezzi, puoi individuare il responsabile della violazione e addebitargli la multa evitando che ci sia il classico scarica barile della colpa uno sull’altro da parte dei tuoi dipendenti.

2)Caratteristiche del veicolo.

Le caratteristiche del veicolo includono tutto ciò che identifica il mezzo in questione, ossia la targa del mezzo, la tipologia del veicolo (ad esempio punto van, fiorino, autocarro, daily…), tipo di carburante, numero posti a bordo e via dicendo.

Nell’azienda in cui lavoravo ad ogni macchina era associato un telepass/viacard e una multicard per il rifornimento di carburante. In questa sezione puoi inserire i numeri che identificano i telepass/viacard e multicard.

Assicurati che queste tessere/apparati siano sempre a bordo dei veicoli, in modo che chi guida non debba affrontare possibili disguidi a riguardo. Non deve capitare che un dipendente nella fretta prenda per sbaglio la multicard, al posto di lasciarla nel veicolo: meglio fare un controllo settimanale.

Responsabilizza i tuoi dipendenti: che non succeda che perdano queste tessere o che ci sia un passaggio continuo di tessere da un veicolo all’altro, senza più capire dove si trovano e chi le sta usando.

Sulla base delle fatture di spese pedaggi delle autostrade o fatture di spesa carburante, puoi fare un controllo sui tuoi dipendenti, vedere dove sono stati, soprattutto se fanno delle trasferte di settimane in giro per l’Italia e puoi fare una serie di analisi per ridurre i costi e aumentare produttività ed efficienza della tua azienda.

3)Estremi contratto.

Se hai una macchina di proprietà, qui inserisci la data di acquisto, la data di immatricolazione. Se hai macchine a noleggio a breve/lungo periodo, devi inserire la data di inizio e fine contratto, indicando eventualmente anche i mesi di durata del contratto.

Per un maggior controllo, sappi che alcune società di noleggio riportano su ogni fattura mensile di addebito del canone, la data di inizio e fine del contratto di ogni macchina. Avendo queste informazioni nel tuo file, puoi decidere cosa fare del tuo parco macchine, per tempo.

Se decidi di cambiare società di noleggio per passare ad una che offre un servizio migliore o più vantaggioso, ti conviene farlo a fine contratto, altrimenti devi pagare delle penali dalla data in cui riconsegni i mezzi fino alla normale scadenza del contratto: una perdita di denaro che sicuramente non vuoi affrontare.

Sappi che per avere le auto dalla nuova società di noleggio servono spesso mesi di attesa, soprattutto se parliamo di tante macchine e quindi, per evitare disguidi e ritardi nella tua attività con conseguente perdita di denaro e sfumate possibilità d’investimento, prenditi per tempo a richiedere le nuove auto, tenendo conto della scadenza dei contratti delle vecchie auto.

4)Spese auto.

In questa sezione puoi mettere la spesa del canone mensile che paghi per le auto a noleggio, specificando magari i servizi offerti dalla società di noleggio, inclusi nel canone: un modo per confrontare e valutare le diverse società di noleggio scelte.

Qui inserisci la spesa di assicurazione, bollo, revisione, cambio gomme eccetera delle tue auto indicando le varie scadenze. Se hai macchine a noleggio, alcune di queste spese sono già incluse nel canone mensile che paghi, ad esempio è la società di noleggio che ti manda il contrassegno dell’assicurazione pagata, da mettere sul veicolo.

Però con questo file sai quando scade l’assicurazione delle auto e puoi quindi far presente per tempo alla società di noleggio la scadenza imminente, sollecitando l’invio del contrassegno.

Molte società di noleggio offrono anche il servizio di comunicarti per email eventuali novità in materia, ad esempio ti avvisano della scadenza del cambio delle gomme da estive ad invernali o viceversa: questo dato ti serve per organizzare tutti gli appuntamenti in autofficina per effettuare il cambio gomme dei veicoli, in pieno rispetto delle regole.

In questa sezione inserisci anche commenti su eventi straordinari che accadono alle tue macchine, come ad esempio incidenti automobilistici o atti di vandalismo, in modo che tu sappia che la società di noleggio a breve ti manderà una fattura di addebito danni, una spesa aggiuntiva non prevista, da aggiungere nel tuo Future file (vedi articolo), per avere sempre la reale situazione economica della tua azienda.

Archivio documentazione parco macchine

Una volta elaborato il file del parco macchine, è importante che archivi in modo consono la documentazione a sostegno.  Di seguito trovi le cartelle che ti consiglio di usare:

1)Assicurazioni auto.

In questa cartella inserisci la scansione dei contrassegni delle auto, divise per anno.

Nel nome dei documenti in formato pdf scansionati inserisci la targa del veicolo e la scadenza del contrassegno dell’assicurazione, in modo che visivamente associ subito la targa alla scadenza dell’assicurazione, senza dover ogni volta Aprile il documento: risparmi tempo.

2)Contratti auto.

In questa cartella inserisci i contratti firmati di noleggio/leasing delle auto.

Puoi inserire anche tutta la documentazione riguardante quel veicolo, ad esempio il verbale con cui la società di noleggio ti ha consegnato il veicolo, il verbale con cui tu hai consegnato il veicolo a quel determinato dipendente, la scansione del libretto, eventuale documentazione di furti/atti vandalici/sinistri a danno dei veicoli, certificati di proprietà delle auto e via dicendo.

Fa una cartella per ogni targa di veicolo con la documentazione a riguardo.

3)Noleggi a breve termine.

Nell’azienda in cui lavoravo solitamente avevamo contratti di noleggio auto della durata di 3/4 anni, però poteva capitare in casi particolari di dover usufruire di contratti a noleggio a breve termine, ad esempio per pochi giorni o una settimana, in diverse città.

In questo caso, ti consiglio di fare una cartella a parte, dove archiviare la documentazione, proprio perché si tratta di noleggi occasionali per brevi periodi, in base alle esigenze. Anche in questo caso puoi fare una suddivisione per anno e per targa del veicolo.

4)Multicard Carburante.

Qui archivio le foto delle multicard associate alle targhe dei veicoli con tutti i vari documenti. Ad esempio il documento di consegna delle tessere da parte di Eni spa alla tua azienda, il verbale con cui tu hai consegnato la tessera al tuo dipendente, eventuali documenti di smarrimento tessere e richiesta nuove multicard.

5) Telepass/viacard.

In questa cartella, inserisco le foto del telepass/viacard e tutta la documentazione, come per le multicard di carburante.

6)Appunti.

In questa cartella puoi prendere nota di come hai risolto particolari situazioni con le auto, in modo che se si ripresenta una situazione analoga, tu sappia già come comportanti, senza dover andare a riprenderti in mano la pratica.

Oppure puoi annotarti i contatti delle officine di fiducia di cui sei solito servirti per la manutenzione delle tue auto nelle varie città in cui lavori. Qui lascio vagare la tua fantasia, puoi annotare qualunque cosa tu voglia e consideri importante, inerente al parco macchine.

 

Per un buon funzionamento di questo file, esattamente come avveniva per il future file, è necessaria la collaborazione di tutti quelli che utilizzano i veicoli: imprimi nella mente dei tuoi dipendenti che le macchine aziendali devono essere trattate come se fossero di loro proprietà, rispettando il codice della strada (anche perché le eventuali multe sono a loro carico), mantenendo in perfetto ordine la documentazione nel veicolo, tenendo pulito e in ordine l’abitacolo, evitando di far spendere soldi alla tua azienda per problemi che potevano essere facilmente previsti con un minimo di attenzione.

Anche il modo con cui il dipendente tratta un bene aziendale è indicativo di quanto tiene alla tua azienda e di quale immagine della tua azienda presenta al cliente; non sottovalutare questi aspetti, sono elementi importanti da considerare nella valutazione dei tuoi dipendenti/collaboratori e possono essere causa di perdita di un cliente, con conseguente perdita di investimento e perdita di denaro nella tua attività.

VUOI MIGLIORARE LA TUA AZIENDA CON UNA NUOVA IMPIEGATA AMMINISTRATIVA?
CLICCA SUL PULSANTE QUI SOTTO E SCARICA IL MIO CURRICULUM COMPLETO
0
Tags:
Avatar

about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

Lascia un commento