Recupero Crediti

Inviare le fatture via email è difficile se non sai come farlo

Uno dei temi discussi mentre lavoravo nell’ufficio amministrativo era decidere quale fosse il metodo migliore per inviare una fattura ad un cliente. Come mandi una fattura ad un cliente?
Fai una spedizione per posta ordinaria o per raccomandata o magari è meglio inviare un’email oppure una pec?
Se la fattura è in prossimità della scadenza, come lo fai presente al cliente?
La risposta non è così immediata e se continuerai a leggere il mio articolo allora ti spiegherò il perchè.

Invio fattura tramite posta ordinaria.

Questo metodo è sicuramente lento e non ti dà la certezza che il cliente riceva effettivamente la tua fattura. Se mandi una fattura oggi con la posta ordinaria, il cliente potrebbe riceverla anche tra un mese, per una serie di ritardi/altre eventualità e sicuramente, avendola ricevuta in ritardo, la tirerà per le lunghe con il pagamento, tirando fuori una serie di scuse sulla lunga tempistica di protocollazione della posta, che poi deve passare al vaglio dell’ufficio tecnico per l’accettazione, per poi proseguire all’ufficio amministrativo per avere l’approvazione del responsabile di turno, per poi arrivare alla tesoreria e infine con i tempi tecnici bancari, verrà pagata. Praticamente stai servendo su un piatto d’argento al cliente un modo per posticipare, già da subito, il pagamento della tua fattura: questo non è sicuramente il tuo obiettivo.

Invio fattura tramite raccomandata.

Con questo metodo hai la certezza che il cliente riceva la tua fattura: ti viene riconsegnata una ricevuta di ritorno, dopo qualche tempo. Il problema è che inviare una raccomandata costa e se soprattutto invii tante fatture, diventa una bella spesa a lungo andare.

Invio fattura tramite portale aziendale.

Ci sono aziende che si stanno convertendo all’invio delle fatture tramite il loro portale aziendale. In questo caso il cliente scarica direttamente la fattura dal portale, accedendo con le sue credenziali e il suo codice cliente. Ho notato che di solito si servono di questo metodo le grandi aziende che forniscono utenze, noleggio auto aziendali, o che vendono ad esempio materiale elettrico a clienti abituali. In questo caso di solito mandano anche un’email al cliente per avvisarlo che sul portale sono state caricate le fatture, per evitare che il cliente si dimentichi di scaricarle. Secondo me è un ottimo metodo, però è difficile da applicare a tutte le realtà aziendali, soprattutto se hai un’azienda piccola con tanti clienti occasionali che ti fanno pochi ordini nell’arco di lungo tempo, oltre al fatto che ci vogliono risorse e tempo per fare il caricamento delle fatture sul portale.

Invio fattura tramite email.

E’ il metodo più usato, perché può essere applicato alla maggior parte delle realtà aziendali. L’invio della fattura è immediato e la sua ricezione pure: basta mettere l’opzione “conferma di lettura” nella email. O eventualmente puoi fare un colpo di telefono per accertarti che il cliente abbia ricevuto effettivamente la fattura all’indirizzo corretto. Se si tratta di un cliente abituale, conosci bene l’indirizzo a cui mandare la fattura. Se si tratta invece di un cliente occasionale, conviene che ti accerti subito che l’indirizzo sia corretto, per evitare poi una sorpresa a ridosso della scadenza del pagamento, che porterebbe inevitabilmente ad un ritardo nell’incasso.

Invio fattura tramite pec.

Questo metodo è poco utilizzato anche se hai l’assoluta certezza che il cliente riceva la tua fattura. Io francamente preferivo tenere l’account di posta certificata libero per comunicazioni di altro tipo, ad esempio comunicazioni dell’INPS, dell’INAIL, dell’Agenzia delle Entrate o comunicazioni da parte di Enti, Pubblica Amministrazione, che sono soliti scrivere solo per pec; concentravo tutte le altre email sull’account di posta normale. In più c’è da dire che per accedere alla posta pec, bisogna accedere ogni volta ad un account su internet, diverso da quello aziendale normalmente usato. Se quando scrivi al cliente sei solito usare l’account normale aziendale, è preferibile che usi questo account anche per l’invio delle fatture, per una questione di ordine e per evitare confusione.

 

Tra i 5 metodi appena esaminati, sceglievo quasi sempre l’invio delle fatture al cliente tramite email, perché più economico, diretto e meno dispersivo. Nell’oggetto dell’email scrivevo sempre “FATTURA N…..DEL …..”.

L’obiettivo era imprimere fin da subito nella mente del cliente il numero e la data di quella fattura, ma era utile anche a me nel caso di ricerca delle fatture inviate, dato che usavo sempre lo stesso oggetto di ricerca.

Il testo dell’email, con cui inviavo la fattura recitava:

Buongiorno,
si invia la fattura n….del……
Il presente invio SOSTITUISCE INTEGRALMENTE quello effettuato in modo tradizionale a mezzo servizio postale, quindi, la fattura deve essere stampata.

Tale operazione è ammessa dalla normativa fiscale, relativa alla “Trasmissione delle Fatture” in via telematica:

– risoluzione ministeriale n. 571134v del 19/07/88 – (posta elettronica);

– risoluzione ministeriale n. 450217/E del 30/07/90 – (procedure informatizzate);

– risoluzione ministeriale n. 107/E del 04/07/01 – (trasmissione fatture);

– risoluzione ministeriale n. 202/E del 04/12/01 – (archiviazione fatture).

Queste risoluzioni forniscono chiarimenti sulle condizioni necessarie per l’ammissibilità ai sensi dell’articolo 21, dpr 26/10/72, n. 633, della procedura di trasmissione e memorizzazione delle fatture mediante sistemi combinati fondati sull’impiego congiunto di supporti informatici, telefax e posta elettronica.

La fattura, quindi, dovrà essere stampata.

Cordialmente 

Molte aziende inviano la fattura semplicemente scrivendo “fattura” in oggetto e senza neanche scrivere nulla nel testo dell’email, in modo molto sbrigativo.
Il messaggio che implicitamente fai passare è “ormai il lavoro è finito, ecco la fattura e non farmi perdere tempo”, come se fosse una cosa da fare in fretta e furia pur di levarsela di torno. Se vuoi dare una certa immagine della tua azienda, secondo me devi curare anche le piccole cose: anche come invii una fattura per email al cliente ha la sua importanza e dimostra che tipo di azienda gestisci.

Come inviare un sollecito di pagamento al cliente

Mentre lavoravo in ufficio amministrativo mi è capitato di ricevere email di sollecito da parte di fornitori, come quelle di seguito riportate:

“Buon giorno

 Per favore può comunicarmi se la fattura scaduta è in pagamento?”

oppure,

“Buona sera

 Abbiamo notizie della Fattura?”

o ancora peggio,

Buongiorno,

aspetto notizie sul pagamento”

Secondo te, se invii ad un tuo cliente un’email del genere, cosa potrebbe pensare di te?

Sicuramente che sei sbrigativo e poco professionale.

Date le poche informazioni fornite, dovrà andarsi a cercare la fattura per vedere dov’è finita, vedere quando è scaduta, trovare i dati bancari su cui fare il bonifico e ovviamente ci metterà del tempo per trovare questi dati, ritardando il pagamento.
Se invece gli mandi un’email completa, con tutti i dati che gli servono, mettendo i riferimenti della fattura, ricordando eventuali accordi di pagamento, specificando le coordinate bancarie, allegando la fattura e anche l’email con cui hai inviato a suo tempo la fattura, non potrà tirare fuori come scusa il fatto di “non avere i dati”.

Si, so che è una rottura scrivere un’email del genere per ogni fattura di ogni cliente, ma è nel tuo interesse.

Di seguito puoi trovare alcuni esempi di email che io inviavo ai clienti:

1) Esempio di email da inviare al cliente indicativamente 7-10 gg prima della scadenza della fattura

Oggetto: fattura n….. del…

“Buongiorno,

con la presente ricordiamo che la fattura in oggetto e in allegato è in scadenza.

Invitiamo ad effettuare il bonifico e ad inviarci la contabile.

Ricordiamo di effettuare il bonifico su:

Banca:………………….

IBAN……………………..

Con l’occasione ringraziamo e porgiamo

Cordiali Saluti”

Come espresso nell’articolo “recupero crediti” il recupero del credito inizia prima che la fattura scada, così se ci sono problematiche, te ne accorgi per tempo e puoi porvi rimedio prima.
Tra l’altro il cliente dovrebbe pagare
entro la scadenza della fattura, non a fattura già scaduta.
Non farti imbambolare da clienti che come scusa usano “è ma in fondo la fattura è scaduta solo da 1 settimana”: non è mai giustificabile questo discorso.

2) Esempio di email da inviare al cliente 1 settimana dopo la scadenza della fattura

Oggetto: fattura n….. del…

“Buongiorno,
con la presente ricordiamo che è scaduta la fattura in oggetto e in allegato.
Invitiamo ad effettuare il bonifico e ad inviarci relativa contabile.

Con l’occasione ringraziamo e porgiamo
Cordiali Saluti”

Qui ricordi che la fattura è effettivamente scaduta. Non ti possono dire che non ne sapevano nulla, perché 7-10 gg prima gli avevi già scritto.

3) Esempio di email da inviare al cliente 2 settimane dopo la scadenza della fattura

Oggetto: fattura n….. del…

“Buonasera,
con la presente sollecitiamo un riscontro urgente in merito al pagamento della FT scaduta in oggetto e in allegato.

Grazie
Cordiali Saluti”

Con questa email rimarchi che la fattura è scaduta e che attendi un urgente riscontro. Il messaggio che deve passare è che il ritardo non è accettabile. Se lasci correre, il cliente ne approfitterà e darà per scontato che con te lui possa ritardare il pagamento senza problemi. Devi essere deciso e usare il pugno di ferro.

4)  Esempio di email da inviare al cliente 3 settimane dopo la scadenza della fattura.

A parte il fatto che la fattura è scaduta e quindi il cliente deve pagare, non ci sono scuse, a questo punto nelle email devi vedere se puoi far leva su altre armi.
Ad esempio puoi sottolineare al cliente che gli hai concesso un trattamento vantaggioso, come un particolare sconto sul prezzo di vendita o una rateazione di pagamento o che hai dato la massima urgenza per svolgere quel lavoro, per cui ti aspetti un “ricambio” del favore, saldando il prima possibile la fattura.
Puoi far presente che hai svolto il lavoro in modo impeccabile, entro i termini previsti: il cliente non deve trovare elementi a cui aggrapparsi per giustificare il ritardo nel pagamento.

Oggetto: fattura n….. del…

“Buongiorno,

con la presente per chiedere la data del pagamento della FT scaduta,  in allegato e in oggetto.

Stiamo parlando di materiale che avete ricevuto nel mese di….. e per il quale vi abbiamo concesso uno sconto del 20%.

 

Attendo riscontro.

Grazie

Cordiali Saluti”

oppure

“Buongiorno,

ad oggi non abbiamo ancora visto il bonifico di …..€ (pari ad 1/3 della fattura in allegato, scaduto al …..). A fine mese scadrà anche la seconda rata. Vi facciamo presente che nella ns. offerta da voi accettata e firmata era scritto che il pagamento doveva avvenire a 30 gg dffm. Per cortesia vi abbiamo dilazionato il pagamento in tre rate a 30/60/90gg dffm, anche considerando l’importo elevato della fattura. Ci aspettiamo però da voi il rispetto delle nuove condizioni di pagamento.

Pertanto chiediamo la contabile del bonifico della prima rata di …..€.

Attendiamo riscontro.

Grazie

Cordiali Saluti”

In ogni caso una strategia efficace nel dialogo con i clienti è sempre la chiarezza: più le tue email saranno chiare più il risultato che vorrai ottenere sarà immediato.

Evita sempre di essere sbrigativo, allega sempre i dati, anche se questo può risultarti pesante e ripetitivo, darai sempre una scusa in meno al cliente che vuole fare il furbetto con i pagamenti per prenderti in giro.

Se pensi che possa essere complicato scrivere queste mail tutte le volte puoi sempre affidarti al tuo fidato software per le email e salvare dei template o delle bozze da poter richiamare all’occorrenza.

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about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

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