Report Aziendali

La visione completa del bilancio grazie ai ricavi presunti

L’obiettivo quotidiano della tua azienda è “fatturare e incassare”, un tema che ho approfondito nel mio ultimo articolo.

Lavorando in un ufficio amministrativo ho notato che però spesso non è sempre possibile fatturare effettivamente un lavoro, emettere cioè la fattura al cliente.

Può succedere che la tua azienda stia lavorando su alcuni progetti e non risulti possibile emettere la fattura al cliente, nonostante il lavoro pattuito sia ultimato.

Ti è mai capitata una cosa simile? Tu in questo mese hai lavorato per quel cliente, ma l’iter burocratico per poter effettivamente fatturare si allunga al mese successivo, per le più disparate motivazioni. Sei alle prese con la chiusura del bilancio di questo mese, oggi è il 30 del mese e tu devi fornire una relazione sui risultati di bilancio raggiunti, vedi che hai sostenuto costi di materiali/costi del personale per il cliente in questione, che gravano sul tuo bilancio ma non puoi registrare la fattura di vendita al cliente, non puoi registrare un ricavo per compensare i costi sostenuti.

A questo punto ti si prospettano due strade da seguire. Se continui a leggere il mio articolo, ti spiegherò quali sono.

Registrazione ricavi presunti

Molte aziende, dato che nella situazione appena descritta, non possono emettere la fattura al cliente, e quindi non possono registrare in contabilità un “ricavo effettivo”, scelgono comunque di fare una registrazione di “ricavo presunto”.

Cosa significa? Crei un conto transitorio di stato patrimoniale, chiamato “Fatture da emettere”, che ti permette di fare una registrazione in contabilità generale, nella quale tu imputi in questo mese un “ricavo presunto” di tot euro per il lavoro che stai svolgendo per quel cliente.

Perchè dovresti fare questo? Perchè così a bilancio riesci quantomeno a compensare i costi che hai sostenuto per quel cliente con “ricavi presunti” che in ogni caso diventeranno ricavi reali a breve, in modo tale da rendere il risultato del tuo bilancio migliore e completo.

Ovviamente l’importo che vai a registrare come “Fatture da emettere” deve corrispondere a quanto poi fatturerai, sulla base ad esempio del preventivo firmato dal cliente o comunque di accordi certi con il cliente. La logica alla base di questo discorso è l’imputazione di un ricavo, anche se solo presunto, nel mese di competenza, in cui hai svolto il lavoro.

Quando poi nel mese successivo, sarà completato l’iter burocratico che ti bloccava la fatturazione e ci saranno tutte le condizioni per fatturare al cliente, ti basterà semplicemente stornare la registrazione delle fatture da emettere, per registrare finalmente il ricavo.

Attenzione a non fare doppie registrazioni: il conto “fatture da emettere” è un conto transitorio e questo significa che in determinati periodi, come fine mese, può avere un importo maggiore di zero, ma che al giorno 1 del mese successivo deve andare a zero, se fai una chiusura di bilancio mensile.

Ovviamente bisogna stare attenti a non registrare due volte la stessa transazione, sia a ricavo che in fatture da emettere.

Spesso a fine mese si concentrano mille scadenze e per semplicità si è soliti prendere i file usati per la chiusura del mese precedente: bisogna prestare attenzione e avere il file excel “fatture da emettere” sempre aggiornato, scaricando dal file gli importi corrispondenti all’ultima fatturazione e caricando i valori dei lavori che non possono essere ancora fatturati.

Perchè il cliente non dovrebbe darti l’ok a fatturargli il lavoro entro la fine di questo mese?

Le motivazioni possono essere disparate. In primo luogo perchè per te il lavoro in questione rappresenta un ricavo, ma per il tuo cliente questo rappresenta un costo, che grava sul suo bilancio e quindi è naturale che cerchi di posticipare, per quanto possibile, il costo al mese successivo, quando presume di fatturare di più e quindi di coprire in modo migliore questa spesa.

In questo caso semplicemente il cliente fa di tutto per non farsi trovare, adducendo mille scuse sulla carenza di personale e sull’essere oberato di lavoro, e che, pur facendo l’impossibile per seguire tutto e tutti, non riesce a concludere la tua pratica.

Un’altra motivazione può essere che ci si trovi di fronte ad un periodo particolare dell’anno e chi si occupa di fornire l’ok alla fatturazione nell’azienda del tuo cliente è in ferie o in malattia e i suoi colleghi non riescono a sostituirlo, per cui mancando il personale di riferimento la conclusione della tua pratica slitta avanti.

Se il tuo cliente è la pubblica amministrazione, lo slittamento nel poter emettere la fattura può essere dovuto alla mancanza dei codici necessari per la fatturazione elettronica, con l’aggiunta della solita problematica nel contattare la persona di riferimento dato che l’ufficio di cui hai bisogno, si rende disponibile solo in alcuni giorni e spesso solo in alcuni orari in cui puoi contattare la persona di riferimento per ottenere quei dati e tu, preso da mille cose, te ne dimentichi.

In altri casi il cliente ti chiede all’ultimo minuto una lavorazione aggiuntiva a quanto già pattuito, senza la quale non considera finito il lavoro e quindi non accetta la fattura.

Per venire incontro al cliente, decidi di fargli anche questa lavorazione aggiuntiva, ma sai che inevitabilmente la fatturazione passerà al mese successivo.

Possono verificarsi anche eventi straordinari o poco prevedibili che ti impediscono di finire il lavoro prima della fine del mese e che quindi inevitabilmente ti fanno posticipare la fatturazione. Le motivazioni possono essere davvero numerose e dipendono anche dal settore in cui lavori.

Registrazione Work In Progress

Se gestisci un’azienda che si fonda su commesse avrai probabilmente sentito parlare di WIP, che è l’acronimo di Work In Progress.

Molte aziende quando fanno la chiusura di bilancio, sia essa mensile o annuale, completano il bilancio inserendo anche la registrazione contabile di quei lavori che stanno eseguendo ma che non sono ancora ultimati.

Diciamo quindi che il caso ottimale è che tu riesca a finire il lavoro e a fatturarlo nel mese in corso, emettendo regolare fattura e registrando in contabilità regolare ricavo.

Se hai finito un lavoro e ti manca solo ad esempio l’ok formale finale alla fatturazione o devi risolvere qualche piccolo inghippo puramente burocratico, puoi registrare contabilmente quel lavoro, usando il conto “fatture da emettere”: una semplice registrazione in contabilità generale.

Se invece stai eseguendo il lavoro, ma non l’hai finito e per accordi con il cliente non puoi fatturarne neanche una parte, puoi fare una registrazione, sempre in contabilità generale, imputando un importo corrispondente al SAL (stato avanzamento lavori) usando il conto “WIP”, perchè si tratta comunque di lavori che stai eseguendo per il cliente, per i quali stai affrontando delle spese, ma che per clausole contrattuali con il cliente o problemi tecnici o di altro tipo non è stato possibile ultimare e fatturare.

In questo caso è possibile effettuare in contabilità generale una registrazione, usando il conto transitorio di stato patrimoniale “WIP”, che ti porta inevitabilmente a migliorare ulteriormente il bilancio.

Anche in questo caso, l’importo che vai a registrare è supportato dalla documentazione firmata del cliente e quindi stiamo parlando di importi che poi andrai effettivamente a fatturare, non appena si verificheranno le condizioni necessarie.

Registrazione solo dei solo ricavi certi

Alcune aziende decidono di non usare i conti transitori “fatture da emettere” o “WIP”, perchè ritengono più giusto registrare in contabilità solo i ricavi certi, ossia ottenuti dall’emissione delle fatture di vendita ai clienti, sulla base dei lavori finiti o Stato Avanzamento Lavori (SAL), con l’ok alla fatturazione ottenuto dal cliente.

Le aziende che prediligono questo metodo, sono consapevoli che sul bilancio ci sarà un’incidenza negativa, perchè non saranno inseriti dei ricavi, anche se presunti, a fronte di lavori che purtroppo non possono essere fatturati a causa della presenza di qualche inghippo burocratico finale o a fronte di lavori che sono in fase di esecuzione ma che non possono essere ancora fatturati, a causa di accordi contrattuali con il cliente.

Sarà ovviamente priorità di queste aziende tenere monitorata questa situazione, al fine di chiudere le situazioni critiche il prima possibile, per poi fatturare.

Quando lavoravo nell’Ufficio Amministrativo, per direttiva della Capogruppo bisognava fare una chiusura di bilancio mensile e per avere la visione più completa possibile dell’andamento dell’azienda si preferiva registrare ricavi certi e anche ricavi presunti.

Non risultava corretto imputare i costi di un lavoro (personale, costo delle materie prime, costi progettazione, altri costi…) tutti nel mese di esecuzione del lavoro in questione ed imputare i ricavi di quel lavoro solo al mese di effettiva fatturazione.

Si preferiva fare delle registrazioni mensili, usando i conti transitori “fatture da emettere” o “WIP” imputando anche solo in proporzione dei ricavi al periodo in cui è stato eseguito il lavoro e sono stati sostenuti dei costi.

Il risultato era un bilancio migliore, ma anche più completo.

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about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

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