Produttività ufficio amministrativo

Lavorare con la pubblica amministrazione: dramma o vantaggio?

 

Per lavoro spesso mi sono interfacciata con la Pubblica Amministrazione.
Spesso quando dico queste cose suscito una reazione nel mio interlocutore che è un misto tra panico e paura, a causa soprattutto di tutte le leggende metropolitane riguardanti iter burocratici di fantozziana memoria e pagamenti (a detta di molti) dilazionati in tempi biblici.
Per molte persone queste cose possono risultare vere, e forse lo sono in parte, ma nella mia esperienza è tutta questione di metodo.

Se si riesce ad utilizzare una procedura il più possibile standardizzata in ufficio amministrativo, lavorare con la PA rischia di fornire enormi vantaggi competitivi alla tua azienda, vantaggi che rischiano di essere delle vere e proprie gemme preziose, spesso impossibili da trovare se si lavora solo con i privati.

Ecco quindi i principali vantaggi e cosa puoi imparare lavorando con la pubblica amministrazione.

Controllo costante del lavoro

Tenere traccia di tutto quello che viene fatto in azienda spesso è più una rottura di scatole che un vantaggio, sia per l’amministrazione che per i dipendenti.

Se decidi di allargare i tuoi confini lavorando anche con la PA devi essere mentalmente preparato a tenere traccia di tutto ciò che viene fatto in azienda.
Quindi a partire dall’offerta economica che ti ha permesso di vincere l’appalto, passando poi per la programmazione dei lavori, eventuali incontri con i clienti, documenti di stato di avanzamento lavori (SAL), documenti di chiusura lavori e fatturazione finale, tutto dovrà essere conservato archiviato e tracciato.

L’ordine è il cuore di un buon ufficio amministrativo.

Ricordati che a differenza dei lavori eseguiti per i privati, per emettere la fatturazione finale dovrai farti rilasciare dei codici specifici, che ti rilasceranno gli appositi uffici. Senza questi codici, l’ente non potrà accettarti la fattura e di conseguenza pagare.

Tutta questa complicazione gestionale, che se sei particolarmente bravo puoi ottimizzare grazie all’utilizzo di un software, ti da un primo vantaggio competitivo che potrai toccare da subito con mano.
Infatti potrai da subito controllare tutto il processo lavorativo, il che implica sapere se i tuoi dipendenti stanno lavorando bene, rispondendo per tempo alle esigenze del cliente.

Ricorda che lo Stato è il datore di lavoro più duro (quando si interfaccia con i fornitori): non sono ammessi ritardi.
Un ritardo nella consegna del lavoro comporta uno slittamento negli incassi e, come ho indicato nell’articolo “4 semplici regole per recuperare con successo il credito dai tuoi clienti”, dal pagamento del tuo cliente dipende la capacità d’investimento in azienda: un mancato investimento può portare ad un rapido fallimento.

Aumento efficienza lavorativa

Prima indicavo come vantaggio il controllo assoluto della produzione.
Molti sottovalutano questo punto, vedendolo come una rottura che potenzialmente rallenta molto il lavoro in azienda.
Io sono di avviso diverso: questa procedura ti permette invece di ottimizzare la produttività aziendale.
Avendo sotto controllo il lavoro di tutti i tuoi dipendenti puoi vedere con più facilità quali sono le falle del reparto produttivo e porre immediatamente rimedio.
Di questo se ne avvantaggerà non solo la PA con la sua commessa, ma anche i tuoi potenziali clienti e pure il tuo portafoglio.
Avere procedure ben ingegnerizzate e dipendenti specializzati aiuterà molto la tua azienda nell’aumentare la produttività.

Pagamento sicuro

Se qualcuno ti ha mai raccontato dei tempi biblici di pagamento della pubblica amministrazione tu semplicemente non devi credergli.
Meglio, puoi credere alle parole di quello che è un tuo amico, o una testata giornalistica che punta a “fare notizia”, ma ho la certezza che se dice queste cose è perchè non applica un metodo, limitandosi, come spesso accade, a fare le cose in modo disorganizzato e casuale.
Partiamo da due semplici presupposti che sono sempre (SEMPRE) validi:

  • La PA stanzia annualmente dei fondi per i vari settori.
  • Se svolgi il lavoro nei tempi stabiliti, senza ritardi o intoppi, la PA ti paga subito.

Queste due cose sono sempre vere.
E ora ti spiego come funziona nella realtà: una volta emessa la fattura con i vari codici richiesti, seguendo l’iter di invio al sistema di interscambio (la cosiddetta procedura di fatturazione elettronica), accertata la ricezione e accettazione della fattura, tempo 1 mese si riceve l’incasso.
Sempre.
30 giorni sono il limite massimo imposto per legge sul pagamento dei lavori con la Pubblica Amministrazione, da sempre è così, anche se attualmente per rendere ancora più esplicita è stata redatta una legge a riguardo.
Devi assolutamente credermi quando dico tutto questo: ho visto passare dall’ufficio amministrativo moltissimi comuni italiani, e con nessuno ci sono stati problemi.
Rimane evidente che il lavoro deve essere sempre eseguito con il massimo della perizia e nei tempi stabiliti, ma questo lo do per scontato se hai un’azienda che sta già funzionando.

Efficienza nel servizio post vendita

Tenere un dossier dettagliato del lavoro svolto ti permette di rispondere velocemente ad eventuali problematiche che possono sorgere nel corso del tempo.
Spesso può capitare che sia richiesto un servizio di manutenzione sul lavoro che hai svolto: se conosci bene la commessa ed hai archiviato bene tutta la documentazione a riguardo non avrai problemi nel soddisfare pienamente e velocemente le esigenze del cliente nel servizio post vendita.

Un cliente pienamente soddisfatto di tutte le fasi del lavoro (ed il post vendita è a tutti gli effetti una fase fondamentale del lavoro), ti affiderà sicuramente altri lavori e ti farà un’ottima pubblicità, portando al trionfo la tua azienda.

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