Report Aziendali

FutureFile: prevedi l’andamento della tua azienda senza aver bisogno della sfera di cristallo

Uno dei problemi che ho notato lavorando in ufficio amministrativo è che soprattutto nelle piccole medie aziende non c’è una vera e propria pianificazione dei flussi di cassa e di liquidità.
Spesso tutto è lasciato al caso, in mano ad un esterno (il commercialista) che spesso si accorge dei problemi quando ormai è troppo tardi.

Quando gestivo l’amministrazione di una filiale di un’importante multinazionale ho introdotto in azienda un piccolo file di report, che permetteva a me ed alla direzione di avere una visione continua e costante del flusso di liquidità e prevedere con largo anticipo la disponibilità e quindi pianificare meglio gli investimenti.

Oggi voglio condividere con te il mio “FutureFile”, spiegandoti nel dettaglio la sua struttura, la sua logica di funzionamento e come gestire questa semplice reportistica possa fare la differenza nella tua gestione aziendale.
Alla fine di questo articolo troverai il link per scaricare il mio FutureFile personalizzato e già pronto per essere usato nella tua azienda!

Ecco svelati i segreti del FutureFile

Innanzi tutto è bene fare una premessa: il FutureFile non è altro che un file Excel. Ho scelto questo formato perchè oltre a fornirmi la flessibilità sulle formule e sui calcoli matematici mi permette una facile esportazione e quindi posso usarlo agilmente per stampare report da consegnare in direzione.

Il file è diviso in fogli di lavoro, ognuno con una sua funzione precisa. Quindi all’interno del FutureFile troverai i fogli:

  • Incassi
  • Pagamenti
  • Movimenti sui Conti
  • Fatture Emesse
  • Tasse da pagare
  • Report generale

Ora di seguito ti descriverò la struttura e la funzionalità di ogni singolo foglio. Ti ricordo inoltre che a fine articolo potrai trovare il link che ti permetterà di scaricare il FutureFile già configurato e pronto da usare nella tua azienda.

Il primo foglio: Incassi

In questo foglio sono inseriti:

  • Sulle righe l’elenco completo dei tuoi clienti e relativo identificativo che hanno associato sul programma di contabilità. Avere associato il numero identificativo del cliente ti semplifica le operazioni di controllo delle registrazioni. Se lavori in modo ordinato queste coincideranno perfettamente.
  • Sulle colonne saranno invece inserite le settimane dell’anno (52 colonne totali). Ho scelto in progettazione una suddivisione settimanale in quanto questa struttura permette di avere una visione molto precisa sugli incassi, ed anche su eventuali ritardi di pagamento da parte dei clienti. Se applichi correttamente la procedura di recupero crediti che ho spiegato nell’articolo precedente vedrai che tutto nella tabella avrà un ordine assoluto e ti permetterà di vedere con precisione il flusso di incassi della tua azienda.

Questi dati seppur molto semplici ti permettono di fare molte elaborazioni:

  • vuoi sapere quanto hai incassato dall’inizio dell’anno da quel determinato cliente? Ti basta fare la somma di tutte le caselle corrispondenti agli introiti ottenuti dall’inizio dell’anno ad oggi.
  • Sei interessato ad analizzare le dinamiche di incasso per decidere come e quando potenziare le tue strategie di marketing? Con due click crei un grafico e vedi quali sono le tue settimane morte di incasso durante l’anno.
  • Vuoi fare un’analisi dei clienti per capire con chi avere ancora rapporti commerciali? Puoi personalizzarti questo file, segnandoti quanti solleciti telefonici/per email hai dovuto fare a quel cliente prima di incassare il tuo credito. Meglio prendere le distanze da clienti che sai già per esperienza che puntualmente ti faranno penare per mesi per recuperare il credito. Se sai già, per esperienza, che quel cliente non pagherà, è inutile perderci tempo e continuare a vendergli materiali.

Il secondo foglio: Pagamenti

Questo foglio è speculare al foglio incassi: invece di esserci i clienti qui inserisci i fornitori.

Da questo foglio puoi capire diverse cose, come ad esempio:

  • Quanto un fornitore pesa sul tuo bilancio ed eventualmente fare degli accordi per ottenere eventuali sconti sulle forniture.
  • Puoi vedere con precisione quali sono i periodi in cui vengono effettuati più ordini e magari puoi organizzarti spalmando l’acquisto della merce su periodi precedenti, magari più vantaggiosi economicamente.

Il terzo foglio: Movimenti Sui Conti

Monitorare in dettaglio i movimenti sui conti correnti è una delle cose che molte aziende trascurano, osservando solo il quadro generale.

Questo foglio comoposto semplicemente da tre colonne (Nome Banca, data, movimento) ti permette di avere sotto controllo tutti i vari flussi di cassa (a debito e a credito). Il saldo di questi movimenti ovviamente deve combaciare con le registrazioni contabili effettuate con il gestionale che usi.

Se in banca hai aperte delle linee di credito questa tabella ti permetterà di monitorare anche eventuali scadenze di pagamenti con le banche.

Il quarto foglio: Fatture Emesse

In questo foglio inserirai in modo sintetico le fatture emesse, aggiungendo in colonna i seguenti campi:

  • Numero e data fattura
  • Cliente
  • Importo Lordo
  • Importo Netto
  • I.V.A.
  • Scadenza
  • Data di incasso

In questo foglio io preferisco dare un colore diverso alle fatture già incassate, questo mi permette di avere una visione globale dell’incassato e di quanto ancora c’è da incassare, senza dover ricorrere a complesse ricerche sul programma di contabilità.

Il quinto foglio: Tasse da pagare

Qui puoi farti uno schema dettagliato delle tasse da versare: un prospetto dell’iva a debito/credito mensile, un prospetto sui contributi dei dipendenti e degli amministratori, un prospetto sulle ritenute d’acconto dei professionisti.

Su questa pagina io di solito elimino quanto già pagato e tengo solo le note di quanto rimane da pagare.
Fondamentale sarà la comunicazione con il tuo commercialista.
Chiedigli, con costanza, quali saranno le prossime scadenze fiscali, in modo da poter pianificare al meglio i pagamenti.

Il sesto foglio: Report Generale

Questo foglio è il tuo canovaccio. Qui sei libero di inserire formule e calcoli derivanti dai fogli precedenti.

Qui puoi scatenare tutte le idee che ti vengono in mente:

  • Puoi calcolare a livello netto quale sia il periodo dell’anno più redditizio
  • Puoi verificare l’andamento del fatturato
  • Puoi avere la visione globale per pianificare al  meglio gli andamenti aziendali.

A te la scelta, il report generale te lo lascio bianco, per gestire al meglio le tue previsioni effettuate sulla base dei dati raccolti.

Ecco quindi il FutureFile. Il documento che ti permetterà di prevedere i dati aziendali senza aver bisogno della sfera di cristallo.

Grazie ad esso se sarai costante nella compilazione potrai risparmiare moltissime ore in complicate ricerche sul tuo gestionale.

 

Compila il form qui sotto per scaricare il template del FutureFile!

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about Anna

Ciao sono Anna Chiara e sono una impiegata amministrativa. Vivo a Verona e per 4 anni ho fatto l’impiegata amministrativa di una importante multinazionale che si occupa di sistemi di gestione del traffico urbano. In questo blog ti spiegherò i segreti per dare un'impennata al tuo ufficio amministrativo e migliorare il tuo rendimento aziendale.

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